TPV y VERI*FACTU: qué comprobar antes de elegir un sistema

Un TPV compatible con VERI*FACTU no se identifica porque aparezca esa palabra en una página comercial. Hay que separar tres piezas: el conjunto de cobro que usa el negocio, el software que registra ventas y facturas, y el sistema informático de facturación que debe cumplir los requisitos aplicables.

La Agencia Tributaria admite dos modalidades de sistema informático de facturación dentro del reglamento: sistemas VERI*FACTU, que remiten los registros de facturación a la AEAT, y sistemas de emisión no verificables, que deben conservar y proteger esos registros con las garantías previstas. La diferencia está explicada en las preguntas frecuentes oficiales sobre sistemas VERI*FACTU. No es una clasificación que pueda deducirse solo por el nombre “TPV” o “software de caja”.

Esta guía sirve para preparar una demo y una conversación con la asesoría. No sustituye la revisión de la situación fiscal del negocio ni confirma que un proveedor concreto cumpla. La documentación y las fechas deben comprobarse antes de contratar.

Qué relación hay entre TPV, POS, SIF y VERI*FACTU

El TPV suele describir el punto de venta completo: pantalla, programa, impresora, cajón, lector y medios de pago. POS pone el foco en el software que organiza productos, ventas, caja, inventario y permisos. Un SIF es el sistema informático que soporta procesos de facturación sujetos al reglamento correspondiente. VERI*FACTU es una de las modalidades previstas para esos sistemas.

Un mismo producto comercial puede incluir varias funciones, pero no conviene asumir que todo el TPV está cubierto por la misma declaración. Pregunta qué módulo genera la factura, qué componente crea el registro de facturación, dónde se guarda, cómo se conserva y qué versión está certificada por el fabricante.

Si todavía estás separando conceptos, consulta primero qué es un sistema POS y qué es un TPV. Después vuelve a esta lista para revisar la parte de facturación.

Qué comprobar antes de contratar

1. Qué documentos emite realmente el sistema

Pide que el proveedor enseñe un flujo completo con una factura y, si el negocio las utiliza, con facturas simplificadas. La AEAT explica que el reglamento se refiere a facturas completas y simplificadas emitidas mediante sistemas informáticos de facturación; no todo recibo o justificante comercial tiene la misma naturaleza.

Comprueba qué ocurre cuando se corrige una operación, se anula una factura, se devuelve una línea o se cambia el destinatario. El sistema debería explicar la operación mediante sus propios registros y conservar la trazabilidad prevista, en lugar de permitir cambios silenciosos.

2. Si trabaja en modalidad VERI*FACTU o no verificable

No basta con preguntar si “está adaptado”. Pide que indiquen si el sistema funciona en modalidad VERI*FACTU, en modalidad no verificable o en ambas, y qué comportamiento tiene cada una.

Según la AEAT, la modalidad VERI*FACTU remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma continuada y segura. En la modalidad no verificable, el sistema no los remite de esa manera, pero debe mantener las garantías de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad que correspondan.

La elección y las obligaciones concretas dependen del caso del negocio. La asesoría debe confirmar qué modalidad encaja y qué debe estar operativo.

3. La declaración responsable del fabricante

La información oficial de la AEAT sobre certificación indica que el productor debe emitir una declaración responsable visible, con datos para identificar el sistema, su versión, tipología, composición y funcionalidades.

Antes de contratar, guarda una copia o enlace a la declaración correspondiente a la versión que vas a utilizar. Revisa que el nombre del producto, la edición, el módulo de facturación y la versión coincidan con lo que aparece en la propuesta comercial.

4. El código QR y la información de la factura

Pregunta cómo se genera la representación exigida en la factura y qué ocurre tanto en impresión como en envío digital. La AEAT explica que las facturas emitidas con estos SIF deben incluir determinada información mediante un código QR, con excepciones que deben revisarse.

Haz la prueba con una impresora térmica real si el negocio entrega papel. Comprueba que el QR se imprime con tamaño y contraste suficientes, que no se corta al cambiar el ancho del rollo y que el diseño sigue siendo legible. Si el negocio envía la factura por correo o la exporta, revisa también ese recorrido.

5. Qué pasa si se cae Internet o la luz

Una caída de conexión no debe resolverse con una promesa genérica de “modo offline”. Pregunta qué operaciones puede completar el TPV, qué registros se generan, cuándo se reintenta el envío y cómo se detecta una incidencia.

La FAQ de la AEAT señala que, si se interrumpe la conexión, la información debe recuperarse y remitirse cuanto antes cuando corresponda. Pide una explicación escrita del proveedor y diseña un procedimiento sencillo para el equipo: seguir, parar, emitir otro documento o registrar una incidencia.

También debes revisar la continuidad del hardware: batería, conexión con la impresora, cajón, copia de seguridad y exportación de datos. La continuidad del cobro y el cumplimiento de facturación son problemas relacionados, pero no son exactamente el mismo problema.

6. Cómo encaja con la asesoría

Antes de contratar, pregunta qué necesita recibir la asesoría: exportación, acceso, formato de registros, facturas rectificativas, cierres o informes. Un TPV puede emitir tickets y cobrar correctamente y, aun así, no encajar con el proceso contable del negocio.

Documenta quién configura impuestos, series, numeración, clientes, rectificaciones y permisos. No dejes estas decisiones en una demostración improvisada. Si el proveedor no puede explicar el flujo o la asesoría no puede revisarlo, la compra todavía no está lista.

Prueba de demo en siete pasos

Usa datos ficticios parecidos a los del negocio y pide que el proveedor ejecute el flujo sin saltarse pantallas:

1. Crear un producto o servicio y configurar el impuesto que corresponda.
2. Emitir una venta y comprobar el documento resultante.
3. Emitir una factura simplificada si forma parte de la operativa.
4. Imprimir o enviar el documento y revisar el QR cuando aplique.
5. Hacer una devolución, anulación o rectificación según el caso.
6. Desconectar temporalmente Internet y preguntar qué queda registrado y cómo se recupera.
7. Exportar la información que necesitará la asesoría.

Anota qué viste, qué documento te entregó el proveedor y qué puntos quedan pendientes de confirmar. Una casilla marcada como “compatible” no sustituye esta prueba.

Fechas: cómo evitar una conclusión equivocada

El Real Decreto-ley 15/2025 en el BOE modificó los plazos de adaptación del Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación: fija el 1 de enero de 2027 para los obligados del artículo 3.1.a) y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados del artículo 3.1.

Estas fechas no permiten decidir por sí solas si tu negocio está obligado, qué sistema debe usar o qué excepción puede aplicarse. El artículo, la actividad, la forma de facturar y la situación del contribuyente importan. Confirma el supuesto con la AEAT y con la asesoría antes de publicar una afirmación concreta o contratar un TPV por una fecha.

Checklist para guardar con el presupuesto

• El proveedor identifica el módulo que emite facturas.
• La modalidad VERI*FACTU o no verificable está explicada.
• Existe declaración responsable de la versión contratada.
• Se ha probado factura completa y, si aplica, simplificada.
• Se ha revisado el QR en pantalla, PDF y papel cuando corresponda.
• El proveedor explica qué ocurre sin conexión y cómo se recuperan registros.
• La asesoría confirma el flujo de exportación y revisión.
• Las fechas y obligaciones se han contrastado con fuentes oficiales.
• La compatibilidad con impresora, cajón, lector y datáfono se ha probado por separado.

Un TPV compatible con VERI*FACTU se elige comprobando el sistema de facturación, su versión, su documentación y su flujo real. El siguiente paso es pedir una demo reproducible y llevar las respuestas a la asesoría; la palabra “compatible” por sí sola no documenta el cumplimiento.