TPV para taller mecánico: órdenes de trabajo, recambios y cobro

Un taller mecánico no cobra como una tienda. El trabajo empieza cuando el cliente deja el coche y termina horas o días después, con piezas gastadas del almacén, mano de obra registrada y, muchas veces, un presupuesto hablado por teléfono. Un TPV para taller mecánico tiene que encajar en ese flujo, no al revés.

Si eliges una caja de comercio de paso, te faltará lo importante: órdenes de trabajo, control de recambios y facturación de empresas. Si eliges un sistema de gestión industrial, pagarás por funciones que un taller de barrio no usa. Lo que decide la compra es más simple: que el sistema siga tu forma de trabajar con las órdenes, el recambio y el cobro.

Respuesta rápida

Para la mayoría de talleres pequeños, la respuesta es un TPV en la nube con órdenes de trabajo, inventario de recambios y datáfono integrado. Con eso cubres el día a día: abres la orden, reservas las piezas, registras la mano de obra, cobras con tarjeta o efectivo y emites ticket o factura sin duplicar nada.

La diferencia la marca el tamaño del taller. Uno o dos fosos con un operario funcionan con una configuración básica: PC o tablet con el programa, impresora de tickets y datáfono. Un taller con varios mecánicos, flotas de empresa y stock amplio necesita además presupuestos, tarifas por cliente y piezas reservadas. Antes de mirar catálogos, mira tu propio proceso: el TPV que vale es el que lo sigue, no el que te obliga a cambiarlo.

Antes de decidir: cómo trabaja tu taller

Responde a tres preguntas concretas antes de comparar sistemas.

¿Cuántas órdenes de trabajo abres al día? Si abres pocas y siempre del mismo tipo, un TPV con campo de notas puede bastar. Si cada mañana arrancan varias órdenes que arrastran piezas, horas y avisos al cliente, necesitas un módulo de órdenes real, con estados y historial.

¿Cómo llevas los recambios hoy? Si el stock vive en una libreta o en tu cabeza, el TPV te va a dar la primera mejora visible: qué tienes, qué se gastó en cada trabajo y cuándo pedir más. Si ya usas un programa de gestión, comprueba que el TPV conviva con él o lo sustituya sin perder funciones.

¿A quién cobras? No es lo mismo el particular que paga al recoger el coche que la empresa con factura a 30 días o la flota con tarifas cerradas. El cobro mixto y la separación entre cliente particular y empresa pesan aquí más que en casi cualquier otro comercio.

Qué debe hacer un TPV en un taller mecánico

Órdenes de trabajo con historial por matrícula

La orden es el documento central del taller. El TPV debe abrirla en segundos desde la ficha del cliente o la matrícula, acumular piezas y mano de obra mientras avanzas, guardar las notas del cliente y cerrarse al cobrar. El historial por matrícula es lo que separa un sistema útil de uno decorativo: cuando el coche vuelve a los seis meses, ves qué se hizo entonces y por dónde empezar.

Inventario de recambios real

El recambio es dinero en una estantería. El programa debe descontar la pieza cuando la consumes en una orden, no cuando te acuerdas; avisar cuando un artículo baja del mínimo; y separar el stock estándar de las piezas pedidas para un cliente concreto. Con el inventario bien llevado, el recuento de fin de mes deja de ser un recuento a ciegas y las órdenes dejan de salir con piezas sin cobrar.

Mano de obra y tarifas

Apuntar horas al final del día es la vía rápida a las pérdidas silenciosas. Conviene que el TPV tenga servicios con precio cerrado (cambio de aceite, revisión de frenos, distribución) y permita añadir tiempo con tarifa por hora cuando el trabajo es abierto. Si trabajas con empresas o flotas, las tarifas por cliente evitan recálculos y discusiones.

Cobro mixto y facturación

En un mismo día puedes cobrar a un particular con tarjeta, entregar una factura a una empresa y apuntar un encargo pagado por transferencia. El TPV debe manejar esas formas de pago sin trucos, emitir ticket cuando toca y factura completa con IVA cuando corresponde, y dejar el cierre desglosado por forma de pago y tipo de cliente. Para valorar el conjunto, la calculadora de coste de TPV suma software, hardware y comisiones en una sola vista.

Datáfono integrado

El datáfono que se teclea a mano es el error clásico: importe duplicado, cobro equivocado, cierre que no cuadra. Busca integración directa para que el importe de la orden pase solo, además de cobro sin contacto y con móvil. Si recoges vehículos fuera del taller, un datáfono móvil guarda la venta igualmente.

Ticket y factura

El ticket térmico sirve para la recogida y las operaciones rápidas, pero en taller hay una particularidad: la factura completa, en A4 o PDF, con datos del cliente y desglose de piezas y mano de obra. Comprueba que el sistema emite y envía esa factura sin pasar por otro programa, y que el ticket de mostrador aguanta el ritmo del día. La impresora térmica para TPV explica qué mirar en velocidad y conexión.

Tabla comparativa: qué configuración encaja según el taller

Criterio	Taller de 1-2 fosos	Varios operarios	Con flotas y empresas
Programa	Órdenes sencillas	Órdenes con estados y usuarios	Presupuestos y tarifas por cliente
Inventario	Recambios básicos	Stock con mínimos y avisos	Stock + piezas reservadas
Impresión	Ticket térmico	Ticket y factura	Factura A4/PDF y albaranes
Datáfono	Mostrador integrado	Mostrador integrado	Mostrador + móvil para recogidas
Coste	Contenido	Medio	Mayor, justificado por volumen

La tabla no premia al sistema con más funciones, sino al que cubre tu día sin dejarte funciones caras sin usar. Un taller de barrio con una factura puntual a empresa no necesita presupuestos de flota; un taller que vive de empresas no puede trabajar sin tarifas por cliente.

Configuraciones que funcionan

Configuración básica para taller pequeño

PC o tablet en mostrador, programa TPV en la nube con módulo de órdenes, impresora térmica de 80 mm, cajón portamonedas si hay efectivo y datáfono de mostrador integrado. Es todo lo que necesita un taller con un operario: órdenes rápidas, cobro limpio y cierre diario que cuadra.

Configuración completa para taller con volumen

A lo anterior se añade control de stock con mínimos y proveedores, presupuestos que se convierten en órdenes sin reescribir nada, tarifas por cliente, segundo punto para registrar trabajo sin volver al mostrador y datáfono móvil para cobros fuera. Si dudas entre comprar un conjunto cerrado o piezas sueltas, la guía de TPV completo vs TPV por piezas razona esa elección.

Ejemplo práctico: una orden de cobro de principio a fin

Un cliente deja su utilitario porque pierde agua. Abres la orden desde su ficha: matrícula, teléfono y el comentario de siempre, “mancha marrón en el garaje”. Localizas la fuga y consumes del inventario un termostato y una junta; el stock baja solo. Añades la mano de obra con el precio cerrado del servicio y una nota del presupuesto hablado por teléfono.

Cuando el cliente recoge el coche, la orden ya está cerrada en importe: piezas más mano de obra, IVA separado. Cobra con tarjeta y el datáfono recibe el importe sin teclear nada; el ticket sale en dos segundos y la factura va por correo porque es de flota. En el cierre del día ves el desglose: tarjeta cobrada, factura pendiente de la empresa y recambio consumido. Ese recorrido, repetido veinte veces al día sin fricción, es exactamente lo que compras cuando eliges bien.

Compatibilidad y errores frecuentes

• Comprar un TPV de comercio de paso. Sin órdenes de trabajo ni historial por matrícula, acabas gestionando el taller en papel y usando la caja solo para cobrar.
• Llevar el recambio fuera del sistema. Si el stock no se descuenta al consumir, el inventario deja de ser verdad en un par de semanas.
• Datáfono desconectado del TPV. Teclear el importe en cada cobro alarga la fila y mete errores en el cierre.
• Mezclar particular y empresa sin campos propios. Sin datos fiscales y tarifas por cliente, la facturación acaba en otro programa y pierdes el control.
• Olvidar el coste completo. Software mensual, hardware, comisiones del datáfono y soporte: valora el conjunto con la calculadora de coste de TPV antes de firmar.
• No probar con una orden real. Las demos con carritos de supermercado no enseñan cómo va el sistema con una orden de cinco líneas y un presupuesto pendiente.

Checklist antes de comprar o contratar

• ¿El TPV abre órdenes de trabajo con historial por matrícula?
• ¿Descuenta recambios del inventario al consumirlos en una orden?
• ¿Gestiona mano de obra con servicios de precio cerrado y tarifa por hora?
• ¿Emite ticket y factura completa con IVA, y las envía por correo?
• ¿El datáfono recibe el importe sin teclearlo?
• ¿El cierre separa formas de pago y tipo de cliente?
• ¿Soporta tarifas y datos fiscales de empresas y flotas?
• ¿El soporte responde en horario de taller?
• ¿He calculado el coste total del conjunto antes de decidir?
• ¿He probado el flujo completo con una orden real de mi taller?

Siguiente paso

Elige el TPV como elegirías una prensa nueva: por si aguanta tu forma de trabajar cada día, no por la lista de funciones del folleto. Prueba el sistema con una orden real, un recambio que se descuenta y un cobro con tarjeta, y calcula el coste completo del conjunto antes de decidir. Un taller bien cobrado empieza por un sistema que sigue el trabajo de principio a fin.